هنگامی که قرار است به یک کشور دیگر برای حضور در نمایشگاه بین المللی سفر شود، لازم است که تجهیزات به صورت دمونتاژ آماده گردد. با این حال، در نمایشگاه هایی همچون نمایشگاه پایین دستی نفت یا نمایشگاه جایگاه داران سوخت و صنایع وابسته ، یک غرفه نمایشگاه معمولاً محکم و اغلب سنگین ساخته می شود که چندین بار در طول چندین سال استفاده می شود.
سپس به طور ایمن برای حمل و نقل در مسافت های طولانی بسته می شود. شرکت کننده در نمایشگاه یک باربری را استخدام می کند تا غرفه را به نمایشگاه منتقل کند که به معنای واقعی کلمه می تواند هزاران مایل دورتر باشد. هنگامی که به رویداد می رسد، توسط یک خدمه کارگری مونتاژ می شود کهاعم از یک شرکت نصب و راه اندازی منصوب از غرفه یا کارگر پیمانکار عمومی که اغلب توسط نمایشگاه اصلی به کار گرفته نمی شود.
بنابراین، در نمایشگاه ، بازیکنان متعددی درگیر هستند که هر کدام از آنها با هزینه ای جدا از طراحی و ساخت غرفه همراه هستند و اغلب، اگر نمایشگاه از طرف شما چنین شرکتی را استخدام کند، هزینه اصلی خدمات را نیز باید پرداخت کنید.
علاوه بر این، نمایشگاهها معمولاً مسافت‌های بیشتری را از محل نمایشگاه طی می‌کنند. غرفه‌داران بین‌المللی معمولاً برای غرفه در یک نمایشگاه خاص هزینه‌ای را به یک نمایشگاه می‌پردازند. مجموع هزینه‌های تمام شرکت‌ها معمولاً بیشتر از کل مبلغ یک نمایشگاه بین‌المللی برای انجام همان وظایف است. هزینه های حمل و نقل را اضافه کنید که در این شرایط، صورتحساب هنگفتی را جمع آوری کرده اید.
از سویی دیگر، نه تنها برای نصب غرفه خود برای یک پیمانکار مستقل یا عمومی با استفاده از اجزای نمایشگاهی که کارگران معمولاً برای اولین بار در نمایشگاه می بینند، بلکه باید مطابق با قوانین اداره کار عمل کرده که کارگران ساعت مشخصی را می‌توانند در روز کار کنند، نرخ‌های استاندارد در نظر گرفته می‌شود، زمانی که نرخ اضافه کاری اعمال می‌شود، و زمانی که حداقل چهار ساعتی وجود دارد که باید پرداخت کنید.
تمامی این موارد می تواند هنگام شرکت در یک نمایشگاه بین المللی و یا نمایشگاه داخلی در شهرهایی غیر از محل استقرار کسب و کار منظور شود که در نهایت به پیش بینی بازخورد نمایشگاه بسیار موثر خواهد بود.